در نخستین جلسه کمیسیون روابط عمومی انجمن صنفی تولیدکنندگان لوله و اتصالات پلیاتیلن، شرح وظایف، مأموریتها و برنامههای آتی کمیسیون با تمرکز بر ساماندهی ارتباطات، تقویت اطلاعرسانی، پیگیری مطالبات اعضا، تعامل با نهادهای حاکمیتی و برنامهریزی حضور مؤثر در نمایشگاههای داخلی و خارجی تشریح شد. نمایشگاه بینالمللی کشاورزی دیماه بهعنوان نخستین اقدام اجرایی کمیسیون در دستور کار قرار گرفت و مهندس علی نیکافروز نیز بهعنوان دبیر کمیسیون معرفی شد. به گزارش روابط عمومی انجمن صنفی تولیدکنندگان لوله و اتصالات پلیاتیلن، در ابتدای این نشست، مهندس احمدرضا سعادتی، رئیس کمیسیون، به تشریح وظایف و برنامههای پیشروی کمیسیون پرداخت. وی با اشاره به وظایف محوری کمیسیون روابط عمومی، اظهار کرد: «اطلاعرسانی مصوبات و تصمیمات هیئتمدیره به اعضا، جمعآوری و انتقال نقطهنظرات، درخواستها و مشکلات اعضا به هیئتمدیره، پیگیری ارتباط با شعب استانی و تعیین نمایندگان منتخب برای دعوت به جلسات هیئتمدیره، ارتباط مستمر با بخشهای حاکمیتی برای بیان مشکلات و پیگیری رفع آنها، و همچنین پیگیری نمایشگاههای تخصصی داخلی و خارجی و تشکیل پاویون اختصاصی، از جمله مسئولیتهای روابط عمومی است.»
نمایشگاه کشاورزی دیماه در دستور کار کمیسیون
در ادامه جلسه، موضوع شرکت انجمن در دهمین نمایشگاه بینالمللی جامع کشاورزی ایران (ادوات، ماشینها، نهادهها، سیستمهای نوین آبیاری و کشاورزی هوشمند) که از ۱۲ تا ۱۵ دیماه در محل دائمی نمایشگاههای بینالمللی تهران برگزار میشود، بهعنوان یکی از محورهای اصلی مورد توجه قرار گرفت و مقرر شد در این خصوص برنامهریزیهای لازم انجام شود.
مهندس سعادتی با تأکید بر وجود کانالهای ارتباطی انجمن و عدم نیاز به راهاندازی کانال جدید، خاطرنشان کرد: لازم است شرح وظایف روابط عمومی بهصورت شفاف مشخص شود تا بر اساس آن بودجهای جهت فعالیتها اختصاص یابد و جلسات کمیسیون بهصورت هفتگی برگزار شود.
تأکید بر اهمیت ارتباطات
وی افزود: جدول زمانبندیشدهای باید برای جلسات هیئتمدیره تنظیم و پس از تصویب، مبنای برگزاری جلسات قرار گیرد. همچنین، برگزاری جلسات استانی در استانهای مختلف باید در دستور کار قرار گیرد و نمایندگانی از سوی کمیسیون روابط عمومی به استانها اعزام شوند. در نمایشگاهها نیز قراردادهایی برای پوشش خبری منعقد و بودجه آن پیشبینی گردد. همچنین، حضور در نمایشگاههای خارجی نباید نادیده گرفته شود و انجمن باید در این نمایشگاهها باید مشارکت فعال داشته باشد. اخذ آفر و امتیاز از مسئولان برگزاری نمایشگاهها نیز مورد تأکید قرار گرفت.»
نقطه عطف ارتباطات انجمن
در ادامه نشست، مهندس علی نیکافروز با اشاره به جایگاه روابط عمومی اظهار کرد: روابط عمومی نقطه عطف ارتباط انجمن با اعضا و ارتباط انجمن با خارج از آن است. فعالیتهای روابط عمومی باید در دو مسیر دنبال شود؛ نخست، ارتباطات درونی با اعضا که هرچه مشارکت اعضا در تصمیمسازیها بیشتر باشد، خروجیهای بهتری حاصل خواهد شد. فعالسازی و همراهسازی اعضای انجمن باید بهطور جدی مورد توجه قرار گیرد. مسیر دوم، ارتباطات برونسازمانی است؛ چراکه هر تصمیمسازی در انجمن نیازمند پیگیری است و این پیگیری بدون روابط عمومی ممکن نیست.
دیدگاه اعضای کمیسیون
در ادامه، مهندس رضازاده با تأکید بر اهمیت روابط عمومی عنوان کرد: مهمترین کمیسیون انجمن، روابط عمومی است و نخستین وظیفه آن باید اطلاعرسانی کامل فعالیت کمیسیونها باشد. روابط عمومی باید متولی صفر تا صد برگزاری نمایشگاهها و سایر رویدادها شود.
مهندس مهدوی نیز با اشاره به ظرفیت فضای مجازی گفت: فاصله دیگر مفهومی ندارد و اعضای کمیسیون میتوانند هر هفته در نشستها شرکت کنند. روابط عمومی میتواند مشکلات استانها را جمعبندی کرده و پیش از سفرهای استانی در اختیار هیئتمدیره قرار دهد.
وی همچنین بر اهمیت شیوه پاسخگویی تلفنی، برگزاری دورههای آموزشی برای پرسنل انجمن با همکاری دکتر مینویی و حضور تیم رسانهای قوی در نمایشگاه تأکید کرد و گفت: غرفه انجمن قرار است میزبان کارگاههای آموزشی کمیسیونهای فنی و استاندارد باشد و لازم است هماهنگی با صداوسیما و خبرگزاریها انجام شود.
مهندس تواره هم اظهار کرد: لازم است اسکلتبندی کمیسیون بهدرستی انجام شود. روابط عمومی پوششدهنده تمامی مباحث بازرگانی، استاندارد، فنی، حقوقی و سایر حوزههاست و ورودی تمام کمیسیونها از روابط عمومی انجام میشود. وی بر افزایش مشارکت اعضا، ضمانت اجرایی تصمیمات و لزوم رایزنی برای بازدید و مصاحبه وزرا و مسئولان از غرفه انجمن تأکید کرد.
دکتر مینویی نیز با اعلام آمادگی برای همکاری در حوزه فن بیان، زبان بدن و نظام آراستگی گفت: استانداردهای پاسخگویی تلفنی بسیار مهم است و روابط عمومی صندوق انتقادات و پیشنهادات انجمن محسوب میشود. وی بر لزوم یکسانسازی پوشش نمایندگان انجمن در نمایشگاه و نقش کلیدی روابط عمومی در تصویر بیرونی و ایجاد نشاط و پویایی تأکید کرد.
در ادامه، مهندس دارابی درخواست کرد که صورتجلسات و مصوباتی که در کمیسیونها و هیئتمدیره تدوین میشود، در اختیار روابط عمومی قرار گیرد تا اطلاعرسانی منسجم و دقیقی انجام شود.
