کار تیمی همیشه هم خوب نیست!

این اعتقاد اگرچه تا حد زیادی درست است و کار تیمی در اغلب موارد گره‌‌‌گشا و چاره‌‌‌ساز است، اما قرار نیست انجام تمام کارها را به تیم‌‌‌ها سپرد و فردگرایی در درون شرکت‌ها را به‌‌‌طور کلی کنار گذاشت. مطالعات جدید محققان موسسه تکنولوژی ماساچوست، نشان داده که زیاده‌‌‌روی در سپردن کارها به تیم‌‌‌های کاری، می‌تواند تا حد زیادی برای شرکت‌ها هزینه‌‌‌آور بوده و بهره‌‌‌وری را کاهش دهد!

براساس نتایج این تحقیق که با مشارکت محققانی از دانشگاه پنسیلوانیا انجام شده، مشخص شده که واگذاری کارها و پروژه‌‌‌های ساده به تیم‌‌‌های کاری تشکیل شده از چند نفر، نه‌‌‌تنها کمکی به بهتر انجام‌‌‌ شدن آن کارها و پروژه‌‌‌ها نمی‌‌‌کند، بلکه هزینه‌‌‌های سنگینی را به بار می‌‌‌آورد و موجب کاهش بهره‌‌‌وری سازمانی می‌شود. بهتر است که انجام چنین کارها و پروژه‌‌‌های ساده‌‌‌ای به افراد و نه تیم‌‌‌های کاری سپرده شود.

پروژه تحقیقاتی مشترک MIT و دانشگاه پنسیلوانیا که به رهبری پروفسور آلماتوک انجام شده، به‌‌‌خوبی نشان می‌دهد که رهبران و مدیران شرکت‌ها باید از تاکید بیش از حد و بی‌‌‌مورد بر کار تیمی خودداری کرده و فقط کارهایی را به تیم‌‌‌ بسپارند که دارای پیچیدگی بالا و مراحل و بخش‌‌‌های متعدد است و بهتر است که کارهای کوچک و پروژه‌‌‌های ساده‌‌‌تر را به تک‌‌‌تک کارکنان سپرد.

در واقع نتایج این تحقیق حکایت از آن دارد که وارد عمل‌‌‌ شدن تیم‌‌‌های کاری در شرکت‌ها، به‌‌‌خودی ‌‌‌خود باعث پیچیده‌‌‌تر شدن امور و افزایش ‌‌‌یافتن هزینه‌‌‌ها خواهد شد و این افزایش هزینه و پیچیدگی، چیزی نیست که مطلوب مدیران و رهبران سازمان باشد.

باید به این واقعیت توجه داشت که چنانچه یک فرد توانمند و کاربلد برای انجام‌‌‌ دادن یک پروژه ساده و کوتاه‌‌‌مدت گمارده شود، به‌‌‌احتمال بسیار زیاد می‌تواند آن کار را بهتر از هر تیم کاری تشکیل شده از افراد توانمند انجام دهد، چراکه وقتی چند نیروی کارآمد و صاحبه‌نظر به طور هم‌‌‌زمان برای انجام یک کار ساده به کار گرفته شوند، هر کدامشان تمایل دارند به سبک ‌‌‌و سیاق مورد نظر خود آن کار را به‌‌‌پیش ببرند.

در نتیجه ایجاد هماهنگی بین آنها و توجه ‌‌‌کردن به ایده‌‌‌ها و نظرات آنها، نه‌‌‌تنها باعث پیچیدگی بیشتر کارها می‌شود، بلکه یک سری هزینه‌‌‌های ثابت را در پی دارد و هزینه تمام شده پروژه‌‌‌ها را تا حد زیادی افزایش خواهد داد. بخش عمده‌‌‌ای از این هزینه‌‌‌ها شامل هزینه هماهنگ‌‌‌سازی اعضای تیم و تعریف و تقسیم وظایف بین آنها و همچنین نظارت بر عملکرد تک‌‌‌تک اعضای تیم‌‌‌های کاری می‌شود که جزو هزینه‌‌‌های طبیعی و دائمی کارهای تیمی محسوب می‌شود.

این در حالی است که گماردن یک نفر برای انجام‌‌‌ یک کار یا پروژه ساده، نه‌‌‌تنها چنین هزینه‌‌‌هایی را به دنبال ندارد، بلکه باعث انجام سریع‌‌‌تر و ساده‌‌‌تر آن کار شده و از به‌‌‌هم‌‌‌ریختگی امور جلوگیری می‌کند. البته نباید مزایا و فواید پرشمار کار تیمی را نادیده گرفت، چرا که وقتی یک تیم تشکیل شده از اعضایی با مهارت‌‌‌ها و توانایی‌‌‌های متنوع و مختلف روی یک پروژه کار می‌کنند، امکان تقسیم وظایف و ایده‌‌‌پردازی‌‌‌های خلاقانه و اجرای بهینه پروژه‌‌‌ها فراهم خواهد آمد؛ البته به شرطی که آن پروژه به‌‌‌اندازه کافی پیچیده و بزرگ باشد که انجام آن از عهده یک شخص برنیاید و برای انجام آن به تقسیم وظایف و مشارکت چند نفر نیاز باشد.

از کجا بفهمیم به کار تیمی نیازی نیست؟
هنگامی که مدیران مشغول برنامه‌‌‌ریزی برای حل یک مشکل و یافتن یک راه‌‌‌حل هستند، باید با دقت شرایط را بسنجند تا مشخص شود حل آن مشکل به چه میزان زمان و مهارت و تخصص نیاز دارد و آیا انجام این کار از عهده یک نفر ساخته است یا اینکه بهتر است که یک تیم برای انجام آن به کار گرفته شود. به عبارت بهتر، عامل پیچیدگی و چندوجهی بودن کارها و پروژه‌‌‌ها و مدت ‌‌‌زمان مورد نیاز برای اجرای آنهاست که تعیین می‌کند آنها به افراد یا به تیم‌‌‌ها سپرده شوند.

یافته‌‌‌های تیم تحقیقاتی پروفسور آلماتوک حاوی نکات جالبی است که بر اساس آنها می‌توان به مدیران توصیه کرد انجام کارهایی که اضطراری و بیش از پیچیده و بزرگ نیستند، باید به افراد کارآمد و مجرب سپرده شود و بهتر است از گماردن تیم‌‌‌های کاری برای اجرای چنین پروژه‌‌‌هایی پرهیز کرد.

با این ‌‌‌همه، باید به این نکته نیز توجه داشت که انتخاب یک فرد برای انجام یک پروژه بادقت و دوراندیشی کامل و با در نظر گرفتن تمام جوانب کار صورت پذیرد تا در نتیجه بهترین و مناسب‌‌‌ترین گزینه‌‌‌های ممکن برای انجام کارها و پروژه‌‌‌های نه‌‌‌چندان پیچیده انتخاب شوند.

تعیین سطح پیچیدگی یک پروژه از جمله مواردی است که باید با دقت تمام و با در نظر گرفتن ابعاد مختلف قضیه صورت پذیرد. تجربه نشان داده بسیاری از پروژه‌‌‌های به‌‌‌ظاهر ساده و معمولی در مرحله اجرا با موانع و پیچیدگی‌‌‌های متعددی همراه شده‌‌‌اند و در نتیجه افراد برگزیده برای اجرای آنها از عهده انجام کارها برنیامده‌‌‌اند و همه چیز به‌‌‌هم‌‌‌خورده است.

ریشه اصلی این نابسامانی را باید در دست‌‌‌کم گرفتن پروژه‌‌‌ها و عدم‌توجه کافی به جزئیات و ریزه‌‌‌کاری‌‌‌های مرتبط با آنها جست‌‌‌وجو کرد. لازم است که مدیران با دیدی باز و پس از مشورت ‌‌‌گرفتن از خود کارکنان و مشاوران داخل و خارج از سازمان، در خصوص سپردن کارها و پروژه‌‌‌ها به افراد یا تیم‌‌‌های کاری تصمیم بگیرند و از افراط ‌‌‌و تفریط در این زمینه خودداری کنند.

آنها باید به یاد داشته باشند که هر گونه اشتباه محاسباتی در خصوص ابعاد مختلف پروژه‌‌‌ها و میزان پیچیدگی آنها می‌تواند هم هزینه‌‌‌های سنگینی را برای شرکت به بار آورد و هم باعث به‌‌‌هم‌‌‌ریختگی امور و اتلاف انرژی و منابع سازمانی شود؛ آن هم به این دلیل که گماردن بی‌‌‌مورد یک تیم برای پیشبرد پروژه‌‌‌ای که یک نفر به راحتی می‌تواند آن را انجام دهد، باعث کاهش چشمگیر بهره‌‌‌وری سازمانی و معطل ماندن پروژه‌‌‌هایی می‌شود که باید حتما اجرا شوند؛ اما به دلیل کمبود نیرو و مشغول بودن تمام تیم‌‌‌های کاری شرکت بلاتکلیف باقی‌‌‌ مانده‌‌‌اند.

دنیای اقتصاد